相手の氏名が分からない場合はなんて書く?英文メールの宛名の書き方

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こまり猫
こまり猫

英語でメールを出すときに、相手の担当者の氏名がよく分からない場合、宛名はなんて書けばいいのかな?

解説黒猫
解説黒猫

色々書き方はあるけど、よく使う表現方法を教えるよ。

今回はメール宛先の担当者の氏名が分からない場合の宛名の書き方について勉強していきましょう。

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教科書的な書き方:Dear Sir and Madam

一般的な担当者の氏名が分からない場合の書き方として、「Dear Sir and Madam」が挙げられます。

Dear Sir and Madam, ご担当者様

バリエーションとして、以下のような表現方法があります。

Dear Sir or Madam,:相手が一人の場合
Dear Sirs and Madams,:相手が多数の場合
Dear Sir, / Dear Madam,:相手の性別がはっきりしている場合

解説黒猫
解説黒猫
ただしこの言い方は教科書的というか、やや古風な言い方に聞こえるよ。また、フォーマル過ぎて社内向けというよりは、社外の営業向けの感じに使うことが多いよ。
こまり猫
こまり猫

迷惑メールなどの広告メールに使われることが多いフレーズでもあり、このフレーズを迷惑メールフィルターに使っている人もいるらしいので、注意が必要かもしれないね。

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興味のある人が対象:To Whom It May Concern

続いての表現は、不特定多数の人に送るけど、関心がある人だけ読んで欲しいという場合によく使う「To Whom It May Concern」です。

To Whom It May Concern,
関係者各位
こまり猫
こまり猫

直訳すると、「関心があるかもしれない人へ」だね。

意訳の「関係者各位」がしっくりくるね。

解説黒猫
解説黒猫

この表現は「Dear Sir and Madam」に比べると、実際に使われているところを目にすることが多いよ。社内の関係者全員に情報展開する場合などによく使うかな。

こまり猫
こまり猫

なるほど!でもこの表現も広告メールなどでよく使われる一般的な表現だから、宛名の書き出しだけを見て無視しちゃう人も多いみたいだね・・・

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「御中」的な使い方:Dear 部署名

ある部署向けにメールを出したい場合は、Dearの後に部署名を付けて出しましょう。

Dear Customer Support,
カスタマーサポートセンター御中他にもこのような言い方もできます。
Customer Support Representative,:Representativeは代表者の意味
Dear Marketing Manager,:役職名を宛名にすることも可
Dear Hotel Staff,:役職が特にない人向けにはstaffをよく使っています

 

こまり猫
こまり猫

旅行先のホテルに質問したい場合は、Dear Hotel Staffという宛名でいいんだね。

解説黒猫
解説黒猫

役職名を宛名にする場合、正確な役職名は分からなくてもだいたい大丈夫だよ。アメリカの場合、管理職は〇〇 Managerとなることが多いので、部署名+Managerと書いておけば問題ないはず。

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対象者全員に送る:All / Teams

社内の一般通知やグループ内全員にメールを出す場合は、「AllやTeams」を宛名に使う場合がよくあります。

All, 各位

他にもこのような言い方もよく使います。
All Employees,:従業員各位
Teams,:チーム各位

解説黒猫
解説黒猫

僕の場合だけど、社内のメールで特定の担当者以外に出す場合は、AllかTeamsしか使わないかな。

こまり猫
こまり猫

ここは他にも色々な表現や好みが分かれそうなところだね。人によって違うので個性が出てくるポイントかもね。

それでも宛名は調べて送った方が良い

宛名が分からない場合の宛名の書き方をご紹介してきましたが、やはり英語圏の文化として宛名はできるだけ調べてから送った方が良いとされています。

解説黒猫
解説黒猫

宛名が書いていないメールは読まない人も多いので、なるべく担当者の名前を調べてからメールを送るようにしましょう。

こまり猫
こまり猫

対会社にメールを送信するときは、メールアドレスに名前が組み込まれている場合は大半なので、ぜひ調べてみましょう。

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まとめ

今回は、宛先の氏名が分からない場合の宛名の書き方について勉強しました。

  • Dear Sir and Madam:やや古風で教科書的な表現
  • To Whom It May Concern:比較的よく使われる一般的な表現
  • Dear Customer Support:担当部門が分かっている場合の表現
  • All / Teams:社内で全体およびグループ内に連絡したい場合の表現

これらの表現を方法を覚えて、英語のメールに慣れていきましょう。

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